Voilà plus d’un an que la pandémie a éclaté. Depuis, le télétravail s’est généralisé à marche forcée, et avec lui la pratique intensive des visioconférences. Zoomons un peu sur les best practices et étiquette en la matière.

1) CHOISISSEZ VOTRE OUTIL

Bon nombre d’applications (Facebook Messenger, Facetime, Slack, WhatsApp, etc) conjuguent les fonctions vidéo et chat. Cependant, dans un cadre professionnel, privilégiez des outils adaptés tels que Google Meet, Skype, Microsoft Teams ou Zoom.

2) RÉUNION OU WEBINAIRE ?

Connaissez la différence entre les eux : les réunions sont idéales pour les événements collaboratifs de type séance de travail lors desquels tous les participants peuvent être vus, entendus, voir eux-mêmes les autres participants et partager leur écran. Dans le cas des webinaires, ce sont les présentateurs qui dirigent la rencontre en mode conférence et qui diffusent l’image et le son auprès des participants, qui ne se voient pas forcément les uns les autres. Ces derniers n’ont généralement la possibilité d’interagir avec le présentateur qu’à la fin de sa présentation lors d’une séquence de questions-réponses.

3) NOMMEZ UN ANIMATEUR

Une réunion virtuelle ne diffère au final que très peu d’une réunion en présentiel. Choisissez l’un des participant et désignez-le comme animateur chargé diriger les échanges, préparer l’ordre du jour et fixer un protocole. Vous éviterez ainsi les discussions hors sujet et autres longueurs inutiles.

4) ÉTABLISSEZ UN PROTOCOLE

Établissez des règles avant le début de la réunion et communiquez-les à tous les participants invités. Faut-il lever la main ou envoyer ses questions par écrit sur le chat en préalable ? Les interventions sont-elles chronométrées ?  Définir un protocole facilite le déroulement de la rencontre et permet de respecter horaires et plannings.

5) MAÎTRISEZ LA TECHONOLOGIE

Avant la réunion, vérifiez votre connexion Wi-Fi, vos micros et caméras, la compatibilité de votre ordinateur avec le logiciel choisi et votre fonctionnalité de partage d’écran. Assurez-vous de maîtriser les fonctionnalités telles que vous mettre en sourdine, partager votre écran et autres avant de vous joindre à la réunion.

6) PENSEZ À L’ARRIÈRE-PLAN

Qu’est-ce qui est visible derrière, devant et autour de vous? Gare aux photos trop personnelles ou aux livres NSFW qui pourraient se trouver dans le champ. Pensez également à avertir vos proches de s’abstenir d’entrer dans la pièce ou de passer derrière vous. Bien entendu, vous ne serez jamais à l’abri que votre enfant ou votre chat se la joue guest star. Dans ce cas, prenez-le avec le sourire, montrer votre énervement face caméra mettrait les autres participants mal à l’aise. Selon le logiciel choisi, vous pouvez appliquer un arrière-plan virtuel ou flouté. Last but not least, pas de multitasking quand vous êtes à l’écran! Abstenez-vous de tapoter sur votre smartphone, vous livrer visiblement à une autre tâche (cachez ce yaourt!) ou répondre à un appel.

7) SOIGNEZ VOTRE APPARENCE

Oui, le fait de travailler depuis chez vous vous offre une large latitude en matière d’habillement. Mais prenez le temps de revêtir une tenue adaptée et de vous coiffer avant de vous joindre à une séance vidéo. Erreur classique : vous lever pendant la session alors que sous votre bureau vous êtes en shorts, pantalons de training… ou pire!

8) SOYEZ PRÊT

Préparez-vous à prendre la parole en ayant au préalable pris connaissance de l’ordre du jour et concentrez-vous sur votre présentation avant le début de la session. Utilisez l’image miroir pour visualiser ce que les autres participants verront de vous et du cadre autour. Une fois prêt, oubliez-la. Mieux encore, cachez-là! Connectez-vous si possible deux minutes avant l’heure fixée de début de la séance. Parlez à votre arrivée : saluez et présentez-vous si vous ou l’un des participants êtes nouveaux.

9) PRENEZ LA PAROLE EFFICACEMENT

Positionnez-vous et votre caméra de façon à ce que votre regard ait l’air le plus possible de regarder vos interlocuteurs dans les yeux. Les séances peuvent être longues et léthargiques ! Mettez de l’entrain et de l’énergie dans votre voix, utilisez un ton dynamisme et soignez votre articulation. Si possible faites des phrases courtes en laissant des silences au cas où la connexion serait défaillante. Et mettez votre micro en sourdine lorsque vous ne parlez pas. Cela permettra d’éliminer tout bruit de fond qui pourrait distraire la personne qui parle.

10) DITES AUREVOIR

Une fois votre séance terminée, prévoyez un instant pour éventuellement bavarder brièvement de choses et d’autres, comme vous le feriez lors d’une rencontre en chair et en os. Et n’oubliez pas de prendre congé des autres participants avant de vous déconnecter.